Jednotlivé příspěvky jsou uloženy na serverech. Vy se k serveru připojujete pomocí programu typu klient, kterému se anglicky říká newsreader (čti ňúsrídr, reader je čtenář). Tímto programem získáte nejprve seznam skupin, pak seznam příspěvků ve vybrané skupině (s odesílatelem, datem a subjectem) a podle něj si pak můžete vyžádat jednotlivé příspěvky, které vás zajímají. Týmž programem lze příspěvky také posílat.
Servery mezi sebou komunikují a vzájemně si posílají nové příspěvky. Staré příspěvky se na serverech skladují pouze po omezenou dobu, typicky jeden až několik málo týdnů. Pak se mažou, aby udělaly místo pro další. Uvádí se, že ve všech celosvětových skupinách dohromady bývají za den stovky megabytů příspěvků. Proto ne každý server přenáší a uchovává úplnou sadu všech skupin.
Hlavní smysl uvedeného uspořádání je v tom, že příspěvek se na server přenese jen jednou a pak je tam pohotově k disposici pro pohodlné a rychlé čtení bez ohledu na to, zda jej bude číst tisíc lidí a nebo nikdo.
Komunikace mezi klientem (newsreaderem) a serverem i mezi servery navzájem se řídí protokolem NNTP.
Většina NNTP-serverů je nastavena tak, že dovolí čtení pouze z blízkých částí Internetu. To proto, aby dálkové přenosy jednotlivých příspěvků zbytečně nezatěžovaly síť i server. Právo posílat příspěvky bývá ještě více omezeno.
Často je newsreader nakonfigurován jen pro jeden místní server.