Dopis se obvykle píše pomocí programu typu MUA (jeho vestavěným editorem). Když dopis odešlete, MUA jej umístí do fronty, kde dopis čeká na dopravu. Program MTA pak obvykle hned a nebo při pravidelné prohlídce fronty (každých 10-60 minut) dopis vezme, podívá se do jeho hlavičky a pokusí se navázat spojení s programem MTA na cílovém počítači. Někdy se doprava děje přímo, často však dopis jde přes několik MTA, než se dostane na cílový počítač. Tam jej MTA umístí do tzv. poštovní schránky, anglicky mail box, což je speciální soubor nebo adresář, kde se dopisy hromadí a čekají, až si je adresát přečte pomocí svého programu MUA.
Pokud byste zabředli do technické debaty, může se vám hodit informace, že programy MTA se mezi sebou baví podle protokolu, který se jmenuje SMTP.