Každá konference má nějakou administrativní adresu, kam se posílají žádosti o přihlášení (zařazení do seznamu účastníků), odhlášení a další požadavky, které se mají vykonat a nikoli rozeslat účastníkům.
Jen naprosto výjimečně je administrativní adresa totožná s adresou konference.
Dopisy poslané na administrativní adresu někdy čte člověk, ale v poslední době stále častěji tyto dopisy dostává speciální program, který vykonává administrativní činnosti podle příkazů, které jsou obsaženy v těle dopisu; každá řádka se chápe jako příkaz.
Pak je samozřejmě nutné dodržet správný tvar příkazů, což je komplikováno tím, že takových programů je několik typů a příkazy, kterým jednotlivé programy rozumí, se trochu liší. Zlí jazykové tvrdí, že jediný příkaz, na který lze spolehnout, je příkaz help (anglicky pomoc), který způsobí, že dostanete dopis s návodem. Skutečnost sice není tak hrozná, ale není chybou se podle toho řídit.
Nejběžnější chybou začátečníků je, že administrativní příkazy posílají na adresu konference. Následkem takové chyby pak bývají stovky účastníků konference obtěžovány zprávou, která je vůbec nezajímá, např. že se někdo chce odhlásit a neumí to.
Administrativní adresu a způsob přihlašování je třeba si zjistit spolu se jménem konference. Znáte-li jen adresu samotné konference, snad vám poslouží jako vodítko tato obecná fakta:
Čte-li dopisy, poslané na administrativní adresu, člověk, obvykle se používá adresa, kde ke jménu konference je připojeno ,,-request'' (čti rikvest, požadavek). Například pro konferenci hobit by administrativní adresa měla před zavináčem hobit-request.
Čte-li administrativní dopisy program, pak tento program má svou vlastní e-mailovou adresu a ta funguje jako společná administrativní adresa pro všechny konference, které sídlí na stejném počítači.
Programů, které dovedou administrovat konference, je několik.
Jméno programu je obvykle částí administrativní adresy, např.
| listserv@xxx.yy.zz | maiser@xxx.yy.zz |
| listproc@xxx.yy.zz | mailbase@mailbase.ac.uk |
| majordomo@xxx.yy.zz |
Program Listserv je z těchto programů nejznámější a nejdokonalejší. Proto se stává, že pod označením ,,listserv'' se skrývá nějaký jiný program s trochu jinou funkcí. Naštěstí chybný příkaz nezpůsobí velké neštěstí: kromě popisu chyby dostanete i návod.